All unsere Lebens-, Arbeits- und Wirtschaftsbereiche wandeln sich aufgrund der Digitalisierung mit rasanter Geschwindigkeit. Vieles ändert sich, wenig bleibt gleich. Diese Veränderungen führen zu komplexen Zusammenhängen. In Fachkreisen wird hier auch gerne von VUCA gesprochen. Einen Begriff, den wir Ihnen unter anderem in diesem Blogartikel näher bringen möchten.
Diese Geschwindigkeit der Veränderung macht auch vor dem Personalbereich nicht halt. Auch hier sind Wendigkeit und Beweglichkeit der Schlüssel, um rasch, flexibel und angemessen auf diese Veränderungen und Anforderungen reagieren zu können. Doch wie sieht agile Personalarbeit in der Praxis überhaupt aus?
Was bedeutet VUCA – auch und gerade für das Peoplemanagement
VUCA ist ein Begriff aus dem Militär, der aus der Zeit nach dem „Kalten Krieg“ kommt. Er beschreibt mit vier Begriffen sich schnell wandelnde Bedingungen.
V wie Volatility (Volatilität)
Damit ist der Veränderungszeitpunkt, die Richtung und die Art der Veränderungen gemeint. Diese Veränderungen können im Kleinen und im Großen stattfinden, können disruptiv sein und ein hohes Maß an Innovationsfähigkeit fordern.
U wie Uncertainty (Ungewissheit)
Die Ungewissheit kann Überraschungen führen – die sowohl positiv als auch negativ ausfallen können.
C wie Complexity (Komplexität)
Globalisierung, Digitalisierung und interkulturelle Unterschiede führen zu komplexen Zusammenhängen – auch und gerade in der Personalarbeit.
A wie Ambiguity (Mehrdeutigkeit)
Informationen sind in der Regel immer mehrdeutig und führen somit zu unterschiedlichen Sichtweisen, Missdeutungen und Fehlinterpretationen.
Nehmen wir die vier Säulen von VUCA und betrachten diese mit Blick auf die Digitalisierung aus dem Human Ressources wird klar, das alte Prozess aufgebrochen werden müssen und neuen, agilen weichen sollten. Personalprozesse müssen aus verschiedenen Sichtweisen betrachtet und analysiert werden. Dies gilt für alle Bereiche. Ob im Recruiting, der Personalverwaltung, der Mitarbeiter-Entwicklung, dem Entgeltmanagement und der Personalbetreuung.
6 Tipps für neue, agile Personalarbeit:
- Planen Sie im Personalmanagement in kürzeren Zeiträumen – und reagieren Sie somit auf die stetig wirtschaftlichen Veränderung und Anforderungen
- Planen Sie Ihre Ziele verbindlich und trotzdem flexibel sowie anpassbar, um beispielsweise auf disruptive Änderungen einzugehen zu können
- Arbeiten Sie iterativ und in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen in Ihrem Unternehmen zusammen, um somit schnell und individuell auf Veränderungen reagieren zu können
- Implementieren Sie Feedback und Feedbackschleifen mit kürzeren Zyklen in Ihrem Personalprozess und Veränderungen und Mitarbeiterwünsche schneller sichtbar zu machen.
- Schulen, entwickeln und fördern Sie die agilen Fähigkeiten Ihrer Führungskräfte, als auch Mitarbeiter
- Personalprozesse müssen technisch stabil und trotzdem flexibel – z.B. in Form von digitalen On-Boarding Prozessen uvm.
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5 Projektmanagement-Techniken für agiles Arbeiten im Peoplemanagement
Neben technischen Tools wie Personio, EASY HR, Talentry uvw, die Personalabteilungen ermöglichen digital, transparent und agil zu arbeiten, gibt es auch einige agile Projektmanagementmethoden. Diese ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse und Anforderungen besser zu verstehen, darzustellen und einzuordnen, als auch schneller und flexibler auf geänderte Anforderungen reagieren zu können.
Kanban Boards
Ein Kanban Board kann von Einzelpersonen oder Teams verwendet werden, um eine Übersicht aller aktuellen Aufgaben zu erhalten. Die Aufgaben wandern z.B. von „zu erledigen“ über „in Bearbeitung“ zu „erledigt“ weitergeschoben. Dies kann analog oder digital geschehen.
Sie können diese Kanban-Boards sowohl analog mit Post-its an Ihrer Bürowand darstellen, als auch digital mit Tools wie z.B.Trello oder Monday.
Daily-Standup-Meetings
Dies sind tägliche Kurzbesprechungen im Stehen, die maximal 15 Minuten andauern sollten. Der große Vorteil von Standups: Sie haben die Möglichkeit mit Ihrem Team in den täglichen Austausch zu gehen und ermöglichen dadurch eine bessere Planbarkeit und Transparenz. Diese Standups sollten hierbei kurz gehalten werden – z.B. 15 Minuten – und sich mit den von Ihnen definierten Kernfragen beschäftigen wie zum Beispiel: Was habe ich gestern erledigt? Woran arbeite ich heute? Was behindert meine Arbeit?
User Stories
Dieses agile Werkzeug beschreibt die Sicht des Kunden und dessen Wünsche an ein Produkt bzw. eine Lösung in einer kurzen Geschichte. Im Fall der Personalarbeit kann der Kunde der Bewerber, Mitarbeiter oder die Führungskraft sein. Und das Produkt der OnBoarding Prozess, das Feedback-Gespräch oder z.B. Gehaltsverhandlungen.
Bei Erstellen der jeweiligen User Story ist es wichtig, die gewünschte Funktionalität in einer einfachen Sprache zu beschreiben, damit alle Beteiligten auch ohne technischen bzw. Expertenhintergrund diese verstehen können.
Ziel ist es, mit einer User Story und der daraus entwickelten Lösung einen Kundenzentrierten Mehrwert für den/die Kunden zu schaffen. D.h. im Fall des Personalmanagement zufriedenstellendere Prozesse für alle Beteiligten.
Planungs Poker
Der Planungs Poker dient der dynamischen Schätzung von Aufwänden in Projekten. Beim Planungs Poker bilden sich die Teammitglieder unabhängig voneinander zunächst eine Meinung über den zu erwartenden Projektaufwand. Nach jeder Schätzung werden die Meinungen diskutiert. Alle Teammitglieder können sich beteiligen und keine Meinung geht unter.
Wir bei SEETALENT setzten viele dieser Projektmanagement-Techniken mit voller Überzeugung ein, um unsere Kunden auf einem Weg zu einem neuen, besseren und effizienteren Employer Branding und Digital Recuiting zu begleiten.
Egal, für welche Techniken oder Tools sie sich entscheiden – sie alle sind der richtige Schritt hin zu agiler, neuer Arbeit im Bereich Human Ressources.
Sollten Sie zu Tools und Techniken Fragen haben, können Sie sich gerne jederzeit bei uns per Email melden. Wir freuen uns auf den Austausch.